Regulamin obrad Nadzwyczajnego Walnego Zebrania Członków Kujawsko-Pomorskiego Związku Jeździeckiego z dnia 04.04.2022r

Załącznik nr 1 do uchwały nr ___/2022 Walnego Zebrania Członków KPZJ w Bydgoszczy z dnia 04.04.2022r

REGULAMIN OBRAD

NADZWYCZAJNEGO WALNEGO ZEBRANIA CZŁONKÓW

KUJAWSKO-POMORSKIEGO ZWIĄZKU JEŹDZIECKIEGO Z DNIA 04.04.2022 r

Na podstawie § 15 Statutu Kujawsko-Pomorskiego Związku Jeździeckiego (dalej: KPZJ), Walne Zebranie Członków uchwala następujący Regulamin Obrad:

§ 1

1. Nadzwyczajne Walne Zebranie Członków KPZJ z dnia 04.04.2022 r zostało zwołane przez Zarząd Związku z własnej inicjatywy w trybie zapisu §16 ust. 4-5 Statutu KPZJ i ma charakter zebrania wyborczego.
2. Nadzwyczajne Walne Zebranie Członków (dalej: Walne Zebranie Członków) rozpatruje tylko sprawy zamieszone w Porządku Obrad ustalone przez Zarząd Związku zgodnie z zapisem § 16 ust. 6 Statutu KPZJ.

§ 2

1. W obradach Walnego Zebrania Członków biorą udział:
2. Delegaci – w liczbie 2, każdego Stowarzyszenia – członka Związku z głosem stanowiącym.
3. Delegaci Stowarzyszeń – członków Związku niemających uregulowanych wymagalnych zobowiązań wobec Związku i PZJ z tytułu należnych składek i opłat nie mają prawa głosu na Walnym Zebraniu.
4. Goście zaproszeni przez Zarząd Związku z głosem doradczym.
5. Za obecnego na obradach Walnego Zebrania Członków uważa się członka Związku, którego reprezentuje na zebraniu co najmniej jeden Delegat.

§ 3

1. Dokumentami uprawniającymi do udziału w Zebraniu z głosem decydującym są pisemne upoważnienia dla Delegata od członka Związku podpisane przez osoby uprawnione do jego reprezentacji oraz podpisanie przez Delegata listy obecności.
2. Upoważnienia o których mowa powyżej muszą zostać dostarczone i przedłożone Zarządowi Związku w oryginale najpóźniej przez rozpoczęciem Walnego Zebrania Członków.
3. Delegaci mogą uczestniczyć w Walnym Zebraniu Członków i oddawać głos wyłącznie osobiście. Każdy Delegat ma jeden głos.
4. Delegatom mającym prawo głosu na Walnym Zebraniu wydawane są mandaty.
5. Warunkami wydania mandatu delegata są:
6. brak zaległości, o których mowa w §2 ust. 1 lit b) nin. Regulaminu,
7. przedłożenie aktualnego oryginalnego upoważnienia, o którym mowa w ust. 1,
8. podpisanie listy obecności przez delegata.
9. Zarząd Związku, w przypadku pojawienia się uzasadnionych wątpliwości co do prawidłowości upoważnienia, ma prawo wnioskować do Walnego Zebrania Członków za pośrednictwem Przewodniczącego o pozbawienie delegata prawa do udziału w obradach Zebraniu.

§ 4

1. Walne Zebranie Członków zdolne jest do podejmowania uchwał przy obecności co najmniej połowy liczby członków uprawionych do głosowania.
2. Prawomocność obrad (potwierdzenie kworum) Walnego Zebrania Członków stwierdza się za pośrednictwem Komisji Mandatowo-Skrutacyjno-Wyborczej na podstawie udzielonych delegatom upoważnień oraz podpisanej listy obecności z uwzględnieniem zapisu §2 ust. 1 lit b) Statutu.

§ 5

1. Uchwały Walnego Zebrania Członków zapadają zwykłą większością głosów przy obecności co najmniej połowy liczby członków uprawionych do głosowania.
2. Przy obliczaniu wymaganej większości głosów dla podjęcia uchwały, uwzględnia się tylko głosy oddane „za” i „przeciw” uchwale. Głosy wstrzymujące się lub nieważne nie są wliczane do wyniku.
3. Głosowania nad uchwałami odbywają się jawnie, chyba że Walne Zebranie Członków postanowi inaczej.
4. Głosowanie jawnie odbywa się poprzez podniesienie ręki z mandatem przez Delegata, a głosowanie tajne na podstawie wydanych przez Komisję Mandatowo-Skrutacyjno-Wyborczą kart do głosowania. Liczenia głosów dokonują członkowie Komisji Mandatowo-Skrutacyjno-Wyborczej.
5. Obowiązują następujące zasady wyboru władz (głosowania wyborcze):

1) głosowanie jest tajne,

2) nie ogranicza się liczby kandydatów, kandydatami mogą być wyłącznie osoby obecne na Walnym Zebraniu Członków, do momentu zamknięcia listy kandydatów, każdy może zgłosić swoją kandydaturę.

3) kandydaci na Prezesa i członków Zarządu muszą być delegatami, członkami Klubów – Stowarzyszeń członkowskich, kandydat musi wyrazić zgodę na kandydowanie w formie pisemnej lub poprzez oświadczenie do protokołu,

4) Przewodniczący po ustaleniu i przekazaniu listy kandydatów przez Komisję ogłasza zamknięcie listy kandydatów.

5) głosuje się poprzez oddanie głosu na jednego z kandydatów wymienionych na karcie do głosowania,

6) za wybraną uważa się osobę, która uzyskała największą liczbę ważnie oddanych głosów (większość względna),

7) kadencja wszystkich władz trwa 4 lata, a wybory uzupełniające przeprowadza się na okres do końca kadencji,

8) wyboru Prezesa dokonuje się w osobnym głosowaniu,

9) głos uważa się za nieważny, jeżeli głosujący nie zaznaczył nazwiska żadnego z kandydatów albo gdy zaznaczył nazwisko więcej niż jednego kandydata, jak również w przypadku skreśleń, poprawek, dopisków budzących uzasadnione wątpliwości co do oddanego głosu,

10) w razie uzyskania przez kandydatów, którzy uzyskali największą liczbę głosów – równej ilości głosów, do kolejnej tury wyborów przechodzą ci kandydaci. Wybory przeprowadza się do skutku.

§ 6

1. Obrady Walnego Zebrania Członków otwiera Prezes Zarządu KPZJ lub gdyby to nie było możliwe albo utrudnione jeden z Wiceprezesów Zarządu KPZJ, a gdyby i to nie było możliwe wybrany przez Zarząd KPZJ członek Zarządu.
2. Następnie Walne Zebranie Członków wybiera w głosowaniu jawnym spośród obecnych Delegatów Przewodniczącego i Sekretarz Zebrania.
3. Propozycje kandydatów na Przewodniczącego i Sekretarza mogą być zgłaszane przez Prezesa, Wiceprezesów oraz przez delegatów z sali. W przypadku większej liczby zgłoszonych kandydatów, przeprowadza się wybory na Przewodniczącego i Sekretarza w głosowaniu jawnym.
4. Przewodniczący Zebrania przedstawia zebranym porządek obrad i poddaje go pod głosowanie do przyjęcia. Nadzwyczajne Walne Zebranie Członków obraduje wyłącznie w sprawach, dla których rozstrzygnięcia zostało powołane.
5. Następnie Przewodniczący Zebrania przedstawia do uchwalenia Regulamin Obrad.
6. Następnie Przewodniczący Zebrania przeprowadza wybory do składu Komisji Mandatowo-Skrutacyjno-Wyborczej na tych samych zasadach co wybór Przewodniczącego i Sekretarza Zebrania.
7. Komisja Mandatowo-Skrutacyjno-Wyborcza przystępuje do pracy niezwłocznie po wyborze, w pierwszej kolejności sporządzając sprawozdanie w sprawie prawomocności Walnego Zebrania Członków.
8. Przewodniczący stwierdza kolejno do protokołu:
   1. czy Walne Zebranie Członków zostało zwołane zgodnie z postanowieniami Statutu;
   1. ilość obecnych Delegatów w oparciu o listę obecności;
   1. zdolność Walnego Zebrania Członków do podejmowania prawomocnych uchwał na podstawie sprawozdania Komisji Mandatowo-Skrutacyjno-Wyborczej.
9. W przypadku braku kworum wymaganego do podejmowania uchwał, Przewodniczący stwierdza brak możliwości odbycia Walnego Zebrania Członków.
10. Przewodniczący Zebrania przewodniczy obradom Walnego Zebrania Członków zgodnie z przyjętym porządkiem obrad i postanowieniami Regulaminu Obrad.
11. Uchwały Walnego Zebrania Członków podpisuje Przewodniczący i Sekretarz Zebrania.

§ 7

1. Komisja Mandatowo-Skrutacyjno-Wyborcza zostaje wybrana spośród delegatów w składzie 3 osób.
2. Komisja wybiera spośród swojego grona Przewodniczącego i Sekretarza.
3. Do zadań komisji należy w szczególności:
4. ustalenie i zweryfikowanie na podstawie upoważnień, listy obecnościi innych danych (w tym danych w stosowych ewidencjach i rejestrach) – liczby delegatów uprawnionych do udziału i uczestniczących w Zebraniu,
5. sporządzenie sprawozdania w sprawie prawomocności Walnego Zebrania Członków,
6. organizacja i przeprowadzanie głosowań, w tym liczenia głosów przy podejmowaniu uchwał w trybie jawnym, sporządzania, wydawania i zbierania kart do głosowania, liczenie głosów i przedstawienie wyników Walnemu Zebraniu Członków,
7. weryfikacja kandydatów i ustalenie listy kandydatów,
8. opracowywanie i przedkładanie Walnemu Zebraniu Członków projektów uchwał oraz rozpatrzenie wniosków pod względem formalnym i rzeczowym złożonych przez delegatów oraz przedstawienie ich Walnemu Zebraniu Członków.
9. inne sprawy zlecone przez Przewodniczącego Zebrania.
10. Członkowie komisji sporządzają protokół ze swych czynności, podpisują go w pełnym składzie oraz zabezpieczają karty do głosowania tajnego.

§ 8

1. Zamiar zabrania głosu Delegat zgłasza do Przewodniczącego poprzez podniesienie ręki z mandatem i podaniem imienia i nazwiska.
2. Przewodniczący obrad udziela głosu wg kolejności zgłoszeń. Poza kolejnością udziela się głosu członkom Zarządu i osobom zaproszonym, względnie w sprawach formalnych.
3. Za sprawy formalne uznane są sprawy organizacyjne dotyczące sposobu obradowania a w szczególności mogą one dotyczyć: odesłania sprawy do komisji, zamknięcia listy mówców, ograniczenia czasu przemówień, zarządzenia przerwy w obradach.
4. W zgłoszonej sprawie formalnej może zabrać głos najwyżej dwóch mówców, w tym jeden za wnioskiem, a drugi przeciw – po czym Przewodniczący Zebrania obrad zarządza głosowanie.
5. Przebieg Walnego Zebrania Członków, w tym przestrzeganie czasu przemówień w dyskusji, reguluje Przewodniczący Zebrania zgodnie z Regulaminem Obrad. Czas wystąpienia w dyskusji delegata nie powinien przekroczyć 5 minut.
6. W przypadku niewłaściwego zachowania się uczestnika Walnego Zebrania Członków Przewodniczący obrad może udzielić upomnienia, przywołując daną osobę do zachowania porządku, pozbawić określoną osobę głosu, a w przypadkach rażących po bezskutecznym upomnieniu może pozbawić prawa dalszego udziału w obradach.
7. Po zakończeniu dyskusji i wysłuchaniu ewentualnych wyjaśnień Komisja Mandatowo-Skrutacyjno-Wyborcza przedstawia Walnemu Zebraniu Członków projekty uchwał, które Przewodniczący obrad poddaje pod głosowanie.
8. Z chwilą przystąpienia do głosowania, względnie po podjęciu uchwały w danej sprawie, nie udziela się głosu w danej sprawie.

§ 9

We wszelkich sprawach nie przewidzianych nin. Regulaminem obrad oraz dotyczących przebiegu obrad rozstrzyga Przewodniczący Obrad, który może zarządzić głosowanie w danej sprawie przez Walne Zebranie Członków.

§ 10

1. Z obrad Walnego Zebrania Członków sporządza się w co najmniej 2 egzemplarzach protokół odzwierciedlający jego przebieg.
2. Protokół obrad Walnego Zjazdu Delegatów powinien zawierać: datę, miejsce obrad, listę obecności delegatów oraz zaproszonych gości, porządek obrad, streszczenie wypowiedzi dyskutantów, wyniki przeprowadzonych głosowań, pełny tekst wszystkich podjętych uchwał, wniosków oraz zgłoszonych do nich uwag i zastrzeżeń. Do protokołu Walnego Zjazdu Delegatów załącza się teksty wygłaszanych referatów, sprawozdań oraz protokół komisji wraz z załącznikami.
3. Protokolant nie musi być Delegatem.
4. Protokół podpisuje Przewodniczący Zebrania oraz Sekretarz Zebrania.